Le cahier des charges du projet

A quoi sert le cahier des charges du projet ?

pour l’initiateur du projet :

• à exprimer les besoins des utilisateurs qu’il représente,
• à susciter en réponse au problème posé la recherche de solutions efficaces et efficientes,
• de référence pour comparer plusieurs solutions proposées,
• de référence tout au long du projet pour les validations.

pour le concepteur-réalisateur :

• de base pour la conception du produit,
• de référence, en particulier pour établir les cahiers des charges des éléments (destinés aux sous-traitants, fournisseurs ou responsables de lots de travaux).

aux différents partenaires du projet (en particulier le commanditaire et le chef de projet) :

• à organiser le dialogue entre eux en vue de la satisfaction de chacun.

Quand faut-il l’établir ?

La première version du cahier des charges est établi à l’issue de l’étude d’opportunité... Si la décision est prise d’aller plus loin. Il s’agit alors d’un document exploratoire, qui servira de base pour rechercher des réponses possibles au problème posé et étudier la faisabilité du projet.

Le projet démarrera vraiment à l’issue de l’étude de faisabilité, si celle-ci est positive. C’est alors qu’après avoir été amendé, précisé et validé, le cahier des charges engage le chef de projet vis-à-vis du commanditaire.

Cependant à l’issue de l’étape suivante (étude d’ensemble, en général), des aménagements sont encore possibles ; ils doivent alors faire l’objet d’un accord entre le commanditaire et le chef de projet.

Que contient un cahier des charges de projet ?

Au minimum (version initiale) le cahier des charges contiendra les informations suivantes :

• Des informations d’identification du document :
• Description, références, interlocuteurs, date, version ...
• Le problème à résoudre :
• La nature du projet,
• L’origine du projet : situation actuelle, situation souhaitée, problème à résoudre, études déjà réalisées
• La finalité et les objectifs du projet,
• Les contraintes à respecter (contexte, environnement, normes, règlements ...),
• Limites de coûts et de délais pour réaliser le projet
• Les besoins à satisfaire par l’objet ou produit du projet :
• les utilisateurs ou éléments d’environnement,
• leurs besoins et contraintes essentiels,
• La caractérisation de l’objet attendu :
• nature de l’objet ; elle peut être multiple : par exemple, un nouveau produit et une installation de production, par exemple)
• son environnement,
• ses fonctions principales,
• ses performances attendues,
• les concepts ou types de solution envisagés.
• Par la suite, le cahier des charges sera complété pour correspondre à l’évolution du projet, et en particulier aux précisions apportées sur son objet, en fonction de la solution retenue (à l’issue de l’étude de faisabilité et de l’étude d’ensemble.

Qui le rédige ?

Le cahier des charges n’est pas toujours rédigé par le commanditaire lui-même, il l’est souvent par une personne ou un groupe qui joue un rôle d’assistant à maître d’ouvrage. Cependant l’émission du cahier des charges doit rester la responsabilité du commanditaire : c’est lui qui doit « porter » le cahier des charges.

Il arrive cependant que l’on demande au chef de projet de rédiger le cahier des charges, ou qu’il soit conduit à la faire par défaut. Cette pratique fait courir des risques au projet : risque de confondre problème et solution, risque de faire prévaloir des considérations techniques en oubliant les besoins et le client, risque de privilégier une solution au seul bénéfice du chef de projet ou maître d’oeuvre. Pour s’en prémunir il faut a minima que le commanditaire valide alors le cahier des charges après un examen sérieux ; ou de préférence que le chef de projet obtienne que le cahier des charges soit produit en préalable au démarrage du projet.

Ceci n’empêche pas, surtout s’agissant d’un projet interne à l’entreprise, que la personne qui sera pressentie pour être chef de projet participe aux études préliminaires et/ou fasse toutes remarques et pose toutes questions sur le contenu du cahier des charges initial.

Cahier des charges et contrat de réalisation

Même pour un projet interne à l’entreprise il est important de contractualiser la réalisation du projet.

Ce « contrat » n’aura peut-être pas alors de valeur juridique. Cependant, il doit représenter un engagement mutuel des parties prenantes ; schématiquement le commanditaire prend un engagement de moyens et le chef de projet un engagement de résultats. Aussi, comme tout contrat, il doit être négocié et ceci même dans le cas (assez fréquent dans les projets internes) où le chef de projet est un subordonné du commanditaire : celui-ci ne devrait pas user du lien de dépendance hiérarchique pour imposer des clauses irréalistes.

Le contrat de réalisation se référera toujours au cahier des charges. Il peut comporter les indications suivantes :

• L’objet du contrat (sur la base du cahier des charges)
• Les parties prenantes : commanditaire, chef de projet, équipiers et leur hiérarchie
• Les acteurs et leurs missions (qui fait quoi sur le projet)
• Le jalonnement prévu (phases, livrables, dates)
• Les responsabilités et processus de décision (choix techniques, ressources, dépenses, modifications, ...)
• Le pilotage (contrôles, suivi, évaluation)
• Les exigences particulières du commanditaire :
• sur le mode de contrôle, les jalons, les validations, l’assurance qualité,
• sur l’organisation du projet, les acteurs et leurs relations,

Cahier des charges du projet ou cahier des charges d’un de ses éléments ?

Dans un projet complexe, les principaux éléments (une machine, une installation, un bâtiment, une étude, une formation, ...) peuvent eux-mêmes faire l’objet d’un cahier des charges.

On ne les confondra pas ces cahiers des charges avec le cahier des charges du projet.

Il sont le plus souvent élaboré après l’étude au moment de l’étude d’ensemble ou étude de conception générale.

Cahier des charges ou spécifications d’un produit ?

Il importe de ne pas les confondre, car cela reviendrait à confondre les responsabilités de formulation du problème et de description de la solution... Travers que pourtant l’on rencontre assez souvent, par exemple dans les projets informatiques. Pour les distinguer :

• Le cahier des charges d’un produit énonce et caractérise les fonctions à remplir pour satisfaire les besoins et contraintes de l’environnement ;
• Le cahier des charges est rédigé par le commanditaire ou sous sa responsabilité ;
• Les spécifications « document qui prescrit les exigences auxquelles un produit ou un service doit se conformer » peuvent inclure des caractéristiques intrinsèques du produit. Les spécifications sont formulées sous la responsabilité du responsable de la conception ou maître d’œuvre.
• En résumé, les spécifications du produit doivent permettre de répondre aux exigences formulées dans le cahier des charges ; ceci doit d’ailleurs être vérifié et validé.

Didier Spaier